第一章   总 则

第一条 为规范本公司业务档案管理,有效保护和利用档案,明确业务档案归档内容、归档形式(方法)、保管期限、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项,根据《中华人民共和国注册会计师法》、《中华人民共和国档案法》、《中国注册会计师审计准则》等法律法规,结合本公司实际制定本制度。

第二条 本制度适用于本公司办理审计、验资业务等鉴证业务、政府采购代理、其他咨询业务形成的业务档案。办理其他鉴证业务形成的业务档案,可参照本制度执行。

第三条 业务档案是指注册会计师及其执业人员在执行业务过程中,对制定的审计或验资计划、实施的审计或验资程序获取的相关审计或验资证据以及得出的审计或验资结论做出的记录。本公司的业务档案是审计或验资证据的载体,是出具审计或验资报告的主要依据。本公司的业务档案是考查业务工作的依据,是本公司全面质量管理工作的重要组成部分。

第四条 业务档案的所有权属于本公司。

第二章 组织管理

第五条 本公司由副主任会计师分管业务档案管理工作,综合管理部负责业务档案的登记及日常管理工作,设一名档案管理人员,全面负责本所业务档案的收集、整理、立卷、调阅、销毁等档案管理工作;各业务部门应当指定专人专职(或兼职)负责本部门的业务档案管理工作,配合专职档案管理人员完成业务档案的移交、归档等工作;项目负责人应当对所承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责。

第六条 档案管理人员要严格遵守本公司的规定及相关规章制度;要恪尽职守、认真负责,不得将档案外传,不得丢失;档案管理人员因工作需要发生变动时,应办理档案交接手续,由分管档案业务的领导监交。交接手续办理完毕后,移交人、接收人、监交人都要在移交表上签字或签章。移交人必须办完移交手续后方可调动工作。

第三章 业务档案的归档工作

第七条 凡本公司在业务工作中出具的审计、验资等鉴证业务报告、咨询业务报告、政府采购代理等及其为报告所做的工作底稿和附件均作为业务档案。业务档案归档工作由五个步骤组成:整理、登记、装订、装盒及入库码放。

第八条 业务档案整理

业务档案的整理应按照以下程序进行。

1. 业务部门整理 

1)项目负责人应在审计或验资等报告日后60日内将工作底稿、报告等相关资料整理归档,任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。

2)工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或财务报表的草稿、对不全面或初步思考的记录、存在印刷错误或其他错误而作废的文本,以及重复的文件记录等。因各种原因造成的审计、验资等业务工作未完成就终止而形成的底稿,自行决定保存或销毁。

3)针对客户的同一财务信息执行不同的委托业务,出具两个或多个不同的报告,应将其视为不同的业务分别整理底稿,形成相应业务类型的档案。

4)整理的资料要做到完整有序,索引号要与目录保持一致,反映工作底稿间的勾稽关系。

5)整理好的底稿要经过项目负责人和部门负责人签字后,交付给本公司档案管理部门。

2. 档案专职(或兼职)管理人员整理。档案专职管理人员的整理相当于业务档案的最终把关,要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录顺序做进一步整理。在整理过程中要注意以下事项:

 (1)要拆除底稿中所有的金属物,以防装订时发生意外。

 (2)纸张超出规格的,在不影响资料完整的前提下可剪裁,不能剪裁的可加以折叠,折叠的纸张要确保装订后不影响阅览全部内容;破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的,要用白纸予以裱衬;传真资料要复印后才能装订。

3)如发现底稿中有问题,如:审计人员、项目负责人没有签字,主要归档资料不全、页码混乱等,要及时将档案退回给相关人员,补齐后重新整理、验收。

第八条 业务档案登记。档案管理人员在整理业务档案的同时应填好《业务档案登记表》。《业务档案登记表》上的主要信息应与本公司的《业务报告登记簿》保持一致。

1. 审计报告《业务档案登记表》应包括:序号、防伪标识编号,报告文号、报告签字人、项目负责人、业务助理和报告日期,被审计单位名称、地址、联系方式、资产总额,审计类型(专项审计或年报审计等)和报告类型(标准意见或保留意见等),收费情况等信息。

2. 验资报告《业务档案登记表》应包括:序号、防伪标识编号,报告文号、报告签字人、项目负责人、业务助理和报告日期,被验资单位名称、地址、联系方式、注册资金、验资目的和收费情况等信息。

3. 利用计算机登记的,为防止停电或计算机故障等因素影响档案的使用,每次登记后应及时形成纸质文件。

第九条 业务档案装订和护封。将整理并登记好的底稿进行装订、打页码,并附封皮、封底。

1. 装订。装订要做到牢固、整齐、美观,不压字,不漏页,不影响阅读。

2. 打页码。

3. 护封。业务档案的封面应有本公司的全称、业务单位全称、报告文号、卷数、页数、入档盒号、审核人和立卷人盖章、存档日期等。应用黑色水笔、正楷字体填写以上内容,字体要清楚工整。

4. 档案管理人员应及时将已移交的业务档案进行整理、登记和装订。

第十条 业务档案装盒。档案装订、护封后应及时装盒。档案盒封面写清本公司名称、档案类型(验资或审计)和报告号;档案盒脊部写清档案类型、年文号、档号、卷数和盒流水号等内容。

第十一条 业务档案的码放。档案盒应以档号从小到大、从上往下、从左往右的顺序码放,档案码放不得过挤,方便于档案的借阅和整理。

第四章 业务档案的管理

第十二条 业务档案的保管

1.业务档案上柜存放后要妥善保管。为了方便使用,不同种类(审计或验资等)的档案应相对集中存放;档案柜上应插有注明柜号、档案种类、文号、档号的卡片;对于档案较多时应做档案查找索引,该索引只要包含档案(审计或验资等)的文号、柜号、层号,有些比较特殊的档案需要单独存放的,可在备注栏中注明。

2. 电子档案的保管。电子文档或者其他介质的业务档案,本公司采取适当措施保证信息的完整性和有效性。为便于复核,可以将以电子或其他介质形式存在的审计工作底稿通过打印等方式,转换成纸质形式的审计工作底稿,并与其他纸质形式的审计工作底稿一并归档,同时,单独保存这些以电子或其他介质形式存在的审计工作底稿,由各业务部门指定专人负责收集整理,每年度结束后,档案管理人员应当汇总全所的电子文档进行刻盘归档,按类型、年份、档号集中存放,妥善保管。

第十三条 业务档案的借阅与查阅

1.本公司业务部门因工作需要借阅本部门档案的,须经本部门负责人同意;非业务部门因工作需要借阅档案的,须经公司领导批准,然后在档案管理人员处办理借阅手续,方可借阅。借阅后应及时归还,最长期限不得超过一周,自借阅当天起算。

2.公安机关、法院、检察院依法履行职责需了解有关情况,应同时出示介绍信和能够证明经办人身份的证件,经本公司负责人同意后,才能办理查阅手续。

3. 接受注册会计师协会和监管机构依法进行的质量检查,出示介绍信和能够证明经办人身份的证件,经公司领导同意后,才能办理借阅手续。

4. 在不损害执行业务的有效性和损害独立性的前提下,本公司可自主决定是否允许客户获悉部分档案的内容,经办人员需说明合理的理由和提供介绍信、能证明身份的证件。

5.借阅档案时,借阅人应承担保密责任,不得泄露原委托方商业机密,也不得外借他人。

6. 档案借阅人应当保持案卷整洁,不得勾画、涂改、伪造、拆页,损毁和丢失,不得擅自抄录、复制,确需抄录、复制的,应征得公司领导的同意,并在抄录件、复印件上注明来源。

第十四条 业务档案的归还

1. 归还档案时,档案管理人员要检查档案的完整性,档案收回后,借阅人要办理退还手续。对于逾期未归还的档案,档案管理部门有向借阅者追索的权利,没有追索到相关档案的,要及时报告公司领导处理。

2. 归还的档案若出现损坏、涂改、拆页等现象,档案管理人员应要求借阅人恢复原样,必要时填写《业务档案毁损、丢失报告单》说明原因并由责任人签字盖章、档案管理人员和公司领导签字后存档,并追究借阅人的责任。

3. 借阅人员若将档案丢失,应填写《业务档案毁损、丢失报告单》说明原因,由责任人签字盖章、档案管理人员和公司领导签字后存档,并保留追究相关责任人责任的权利。

第十五条 业务档案的拆卸。业务档案装订后不得随意拆卸,如因业务报告的补充、修订等原因确需拆卸的,须附上“业务档案更改说明”,按规定批准后,由档案管理人员拆卸并及时装订。

第十六条 离职员工档案清理。当业务人员办理离职手续时,应由档案管理人员清理有关业务档案,并在其流程表上签署意见;若存在欠交工作底稿或未归还业务档案情况,档案管理人员应催其及时上交;若已将责任转移给其他员工的,应办理转借手续;如已丢失的,按档案丢失制度处理。未查清前不得办理离职手续。

第十七条 业务档案的销毁

1.自出具报告日起,本公司对业务工作底稿至少保存十年,不得在规定的保存期内对已完成归档的业务档案删改或者销毁。对于连续审计的情况,当期归档的永久性档案如包括以前年度获得的资料,应视为当期取得并保存十年。如该资料在某一个审计期间被替换,该资料从被替换的年度起至少保存十年。

2.保存期届满后,对确无保存价值的档案,由档案管理人员会同有关部门提出书面销毁意见,编制档案销毁清册,经公司负责人书面同意后销毁并进行监销。

3.审计业务档案销毁清册应列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

4.监销人员在档案销毁前,应认真审查、核对档案销毁清册;档案销毁后,应在档案销毁清册上签章。书面销毁意见、档案销毁清册和法定代表人书面批准件应作为永久性档案长期保存。

第五章 附 则

第十八条 本制度由公司办公会负责解释。

第十九条 本制度自发布之日起执行。

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